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五分钟商学院||243 如何用避免与懒惰握手言和?

十方苑 2018-12-05 16:55:26

五分钟商学院

精彩内容

第四十九周:自我提升常用工具

1、搜索工具

2、邮箱日历联系人

3、协同软件

4、休息运动

5、我的一天

今天,我们先来做个小小的复盘。

你在某个会上,给负责产品的副总裁交代了一个任务:去德国考查。某天你问他进展如何,他说:“啊?我正忙着质量改进,还没空想这件事,真要去考查啊?”交代的事情,没有下文,怎么办?

我在第223课教过你一个“方法”:PDCA循环,可以避免石沉大海,和拳头打在棉花上的无力感。

你把目标分解成任务,把任务分配给员工。任务结束后,你对结果不满意。你说打个分吧。满分1分,你只打了0.3分,但员工给自己打了0.9分。为什么会这样?这是大家对任务,和完成任务的标准认识不统一。怎么办?

你可以直接点击标题,回看223期内容

223|PDCA循环:交代给你的事办完了,就不能回个话么?

概念

  协同软件

我在第222课教过你一个“方法”:SMART原则,可以砍掉模棱两可,砍掉标准争议,砍掉不切实际,砍掉无关目标,砍掉无限拖延,让“一千个人心中的一千个哈姆雷特”,变成同一个。

你特别想自律,也特别想借助“他律”的方法,把最后期限作为第一生产力,一段一段地冲刺马拉松,但你和你的团队,总是与自己的懒惰握手言和。怎么办?

我在第233课教过你一个“方法”:Scrum方法,可以把一次漫长的长跑,分割成一段段全力以赴的冲刺,通过流程提高效率。死磕自己,不仅是一种精神,更需要一套方法论。

怎么样?PDCA循环,SMART原则, Scrum方法,是不是简直就是神器?但你听完这三课,深受触动之后,是不是到今天都没有行动呢?

为什么会这样?

这世上的工具,分为两种,一种是想用就用“主动工具”,比如螺丝刀。想用就拿出来,不想用,也可以不用。另一种是不用不行的“被动工具”,比如流水线。配件在传送带上一直往前走,你无法叫停整体进度,唯有配合。

PDCA循环,SMART原则, Scrum方法,都是主动工具。只有把这些主动工具,放到“协同软件”这样流水线一样的“被动工具”上,才能让所有人的个体进度,服从整体进度,高效向前。

你可以直接点击标题,回看222期和233期内容

222|SMART原则:有“OKR”这把刀,更要有“SMART原则”这套刀法

233|Scrum:"死磕自己"是种精神,但更是种方法

运用

使用协同软件提高团队的协作效率

天,我就给你介绍一款我正在使用的协同软件:Teambition。

首先,还是要声明,我在介绍这款工具前,并不认识Teambition团队,介绍后,也不会获得任何广告费。我只是以它为例,介绍“协同软件”的价值。

  • 第一、自动化的PDCA循环。

你突然有个想法,想安排同事去做,你当然可以用微信,说一段语音,或写两句文字。但是,这样会有两个风险。第一:你会忘掉;第二:他会忘掉。你们很可能都不会“主动”想起来。

那怎么办?在Teambition中,创建一个“任务”,设好3W(Who do What by When),也就是:任务内容,执行者,和截止时间。

你的同事收到“新任务提醒”后,还可以把它从“待处理”泳道,拖到“进行中”泳道。“泳道”,是协同软件中的黑话,意思是一个个步骤,就像泳池的一条条独立泳道。所有任务,最终只能被完成,或者被取消,不能被忘掉。


  • 第二、强制化的SMART原则。

在Teambition或者类似的协作软件中,你都可以设定每个任务的“截止时间”,这就强制设定了SMART原则中的T:Time-Based(有时间限制的)。

你还可以在任务模板里,专门定义S-M-A-R四个字段,要求每一项任务,都强制符合SMART原则,否则无法创建。

  • 第三、可视化的Scrum方法。

还记得在Scrum这一课,我提到的“看板”吗?我把办公室的一面白板,做成了Scrum冲刺看板,团队每天站在看板前,开15分钟的“每日站会”。

但是,今天我们讲到“协同软件”,你可以选择不用白板做看板了,你可以用软件。用软件替代白板最大的好处,是把Scrum的冲刺看板,从人挪便签的“主动工具”,变成了软件提醒的“被动工具”。可视化,效率,都有极大提高。

当然,除了Teambition,还有很多不错的“协同软件”,比如Trello,Worktile,Tower,都各有特色。比如Tower在与微信的结合上做得更好。你可以根据自己的情况,选择使用。

但是,不管用哪个,使用“协同软件”的目的,始终是提高团队的协作效率。慢慢探索,它们可以帮你解决至少5个问题:

1)人工管理成本高,工作反馈有延误

2)口头布置工作,理解不透彻,容易遗漏,无据可依,无法问责

3)工作分解,多人执行,无法追踪

4)无法了解间接下属的工作情况

5)计划赶不上变化,过程不可控

小结

认识协同软件

PDCA循环,SMART原则, Scrum方法,这些工具都很有用。但是,只有把这些主动工具,放到“协同软件”这样流水线一样的“被动工具”上,才能让所有人的个体进度,服从整体进度,高效向前。

我强烈建议你在公司尝试Teambition,Trello,Worktile,或者Tower,提升团队的协作效率。

问题


你的公司在用什么“协同软件”呢?有什么经验可以分享,有什么缺点值得吐槽吗?

来和我一起过过招吧。

感谢您花秒阅读,再花1秒分享,胜过独自拥有快乐!


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