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提升Word工作效率,你需要知道这5招!

2022-06-20 00:31:09

微信公众号:尚德机构

学习是一种信仰


Word谁都会用,由于使用门槛低,一直不被重视,以为它简单很容易学,但实际上很多人并没有掌握其基本的用法,以至于自己的工作效率一直提不高。


高手和菜鸟最明显的区别就是效率,下面分享几个使用word办公时常用的小技巧,希望对你有所帮助。


1
使用【自动更正】功能快速输入信息


在使用word编辑文档时,我们常会需要在一片文档中重复输入某些文字很多次,如果词语比较短还好,要是长的话真的是要人命!比如公司slogan、公司的介绍等这些出现频率又高词语又长的...


其实我们可以通过设置word的【自动更正】来实现快速简单的输入这些内容。


具体方法为:点击【文件】>【选项】>【校对】>【自动更正选项】>【替换】>【添加】>【确定】,输入要替换的词语,如“slogan”替换为“学习是一种信仰”,之后在文档里输入slogan按【enter】键就会自动更正为学习是一种信仰。



图片也可以采用同样的方法,如果你在做文案时经常要插入公司logo等图片,一定要记得使用自动更正功能哦!


具体方法为:只需将图片插入文档中,选中图片,点击【文件】>【选项】>【校对】>【自动更正选项】>【替换】>【添加】>【确定】,此处需要注意,要将[替换为]的点选中[带格式文本],如将logo替换为想要展示的logo图片,之后在文档输入logo按【enter】键即可自动替换为公司logo图片



2
多次使用格式刷


很多小伙伴使用格式刷的方式都是这样的:选中要复制格式的文本,单击格式刷,然后用格式刷去刷要改变格式的文本。



假如我们需要给多段文本刷上同样格式的话,这样一次一次点击操作就会变得很麻烦。


其实,我们只要双击格式刷图标,就可以多次使用格式刷,而不用一次一次去点了。


3
从网页复制过来的文字格式错误怎么办


有时候我们在做Word时候需要无耻的Copy网上的内容过来,结果发现复制过来有大量的空行,如果手工删除非常耗费时间,这时候我们就需要取巧,用替换功能进行批量删除。


方法:Ctrl+F可以打开查找对话框,选择替换选项,在查找内容那里点击“特殊格式”,再点击两次手动换行符,然后在替换为那里点击【特殊格式】,再点击段落标记,然后点击全部替换即可。



或者在查找内容那里输入^l^l(^是英文输入法状态下Shift+6,l是hijk里面的l),然后在替换为那里输入^p,然后点击全部替换。


4
段落标记符如何快速清除


有时候我们的文档末尾有很多难看的【段落标记符号】,怎样才能消除如图所示的所有段落标记符号呢?



其实很简单,下面小编就来告诉你如何操作:点击【文件】 --> 【选项】 --> 【显示】 --> 【段落标记】,将前面的勾去掉,最后点击确定即可。


5
使用【分页符】避免狂敲回车换页


工作中我们经常会遇到,用word编辑文案时,有些内容和主题常常需要另起一页。


于是你会习惯性的狂敲空行,不断地敲空行……以求快速翻到下一页



但又经常会无奈地发现:在前文增加内容后,空行挪到了下一页页首,还得往回删。


下面分享一个高效的操作:按下【Ctrl+Enter】插入分页符,这样操作后,前文增加多少内容都不影响后文排版。




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